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Kasseneinnahmen und Kassenbuchführung ■

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Bei bargeldintensiven Betrieben kommt der korrekten Kassen- und Kassenbuchführung eine immer größere Bedeutung zu, da diese im Fokus der Finanzverwaltung stehen. Mängel in der Kassenbuchführung führen regelmäßig zu Gewinnzuschätzungen bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung.

1. Kassenbuchführung ■

Bareinnahmen stehen stets im Fokus der Finanzverwaltung, daher ist, sollen bei Betriebsprüfungen Zuschätzungen vermieden werden, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch nicht Kür, sondern Pflicht eines jeden bargeldintensiven Betriebes. Die Anforderungen an ein Kassenbuch sind hierbei dass,

  • es vollständig ist
  • zeitnah geführt wird
  • nachvollziehbar ist
  • alle Eintragungen stets nachvollzogen werden können - keine Löschungen, nur Streichungen
  • es unveränderbar geführt wird
  • es Kassensturzfähig ist - Abgleich zwischen Bargeldbestand in der Kasse und Kassenbuch
  • es in geschlossener Form geführt wird - keine lose Zettelsammlung

Das Kassenbuch kann sowohl auf Papier als auch elektronisch geführt werden. Die oben genannten Kriterien sind hierbei jedoch stets bindend. Aufgrund der geforderten geschlossenen Form und der Unveränderbarkeit ist eine Kassenbuchführung mit Excel nicht möglich. Zum Kassenbuch zählen auch sogenannte Nebenaufzeichnungen, wie der Kassenbericht. Die Erfordernis von Zählprotokollen wurde inzwischen vom Bundesfinanzgerichtshofe jedoch verneint.

1.1. Kassenbericht ■

Ein Kassenbericht ist ein Tagesabschluss. Hierbei soll am Ende eines jeden Tages erkennbar sein, wie sich die Kasse im Laufe des Tages entwickelt hat. Zwingend notwendig ist die Erstellung eines Kassenberichtes zumindest dann, wenn die Einnahmen des Tages nicht einzeln aufgezeichnet werden, sondern sich aus dem Unterschiedsbetrag des Schluss- und Anfangsbestandes abzüglich der Tagesausgaben ermittelt. Aus Sicht der Finanzverwaltung ist ein Kassenbericht ein verpflichtender Bestandteil der Buchführung und wird von jedem gewissenhaften Unternehmer alleine schon daher erstellt, da dieser für sich selbst feststellen möchte, ob der ermittelte Kassenbestand mit dem tatsächlichen übereinstimmt.

2. Registrierkassen und elektronische Kassen ■

Es besteht noch immer keine gesetzliche Pflicht, eine Registrierkasse oder elektronische Kassen einzusetzen. Es ist davon auszugehen, dass diese Verpflichtung eines Tages kommen wird, allerdings nur für bargeldintensive Unternehmen. In anderen europäischen Ländern wurden in den vergangenen Jahren unterschiedliche Ansätze verfolgt. Je nachdem welches System sich bewährt ist vorstellbar, dass die Finanzverwaltung dieses System auch für Deutschland adaptiert.

Kommt allerdings eine elektronische Kasse zum Einsatz, muss diese den aktuellen steuerlichen Anforderungen genügen. Am 01.01.2023 sind die letzten Übergangsfristen abgelaufen und seither muss eine elektronische Kasse zwingend über ein TSE-Modul verfügen, das sowohl dazu dienen soll, der Finanzverwaltung einen standardisierten Zugriff auf das Kassensystem zu bieten, als auch durch diverse Sicherheitsvorkehrungen eine Manipulation sicher auszuschließen.

Kurzvideo zur Kassenführung ■


Technische Störung