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Das Fahrtenbuch - richtig geführt ■

Das korrekt geführte Fahrtenbuch ist immer wieder im Brennpunkt der Finanzverwaltung und wird bei Prüfungen häufig wegen teils geringer Mängel nicht anerkannt, da es aus Sicht der Finanzverwaltung nicht richtig geführt wurde.

1. Das Fahrtenbuch als möglicher Aufteilungsmaßstab der Kraftfahrzeugkosten

Eine der Möglichkeiten, die anfallenden Aufwendungen für ein betriebliches Kraftfahrzeug aufzuteilen, ist das Führen eines Fahrtenbuches. Dies ist grundsätzlich immer dann möglich, wenn das Fahrzeug zwischen 10 % und 90 % genutzt wird. Für weitere Informationen hinsichtlich der möglichen Aufteilung der Aufwendungen besuchen Sie bitte unsere Informationsseite zur betrieblichen Kfz-Nutzung.

Kommt ein Fahrtenbuch zum Einsatz, werden die entstandenen Kosten für das betreffende Kraftfahrzeug anhand der tatsächlichen Nutzung aufgeteilt. Diese bestimmt sich aus dem Verhältnis der betrieblich bzw. privat gefahrenen Kilometer. Es werden sämtliche im Veranlagungsjahr angefallenen Aufwendungen aufgeteilt. Hierzu zählen in der Regel Energiekosten, Reparaturen, Parkgebühren, Versicherungen, Kraftfahrzeugsteuer, Leasinggebühren oder Abschreibung.

Es entspricht nach Auffassung der Finanzverwaltung der üblichen Lebenserfahrung, dass gelegentliche Umwegsfahrten vorkommen (z.B. private Besorgung während einer dienstlichen Fahrt). Solche Umwege sind erkenntlich aufzuzeichnen.

2. Aufzeichnung der Fahrten

Es müssen grundsätzlich alle Fahrten aufgezeichnet werden, egal ob diese privat oder beruflich/geschäftlich veranlasst waren. Das Fahrtenbuch muss lückenlos sein. Sämtliche Fahrten sind zeitnah und unveränderlich aufzuzeichnen.

Für jede Fahrt sind aufzuzeichnen:

Bei privat veranlassten Fahrten genügt hierbei der Vermerk, dass es sich um eine private Reise handelte. Abkürzungen für sich wiederholende Fahrten (beispielsweise Wohnung - Arbeitsstätte) sind dann erlaubt, wenn diese erklärt oder selbsterklärend sind.

2.1. Analog

Zur Führung eines analogen Fahrtenbuches gibt es Formvorlagen. Es besteht grundsätzlich keine Notwendigkeit, eine solche Vorlage zu verwenden. Da ein Fahrtenbuch jedoch in geschlossener Form zu führen ist (gebunden, keine losen Zettel) und die Vorlagen bereits die entsprechenden Spalten zur Aufzeichnung vorgeben, empfehlen wir diese zu verwenden.

Nach unserer Erfahrung werden die meisten handschriftlich geführten Fahrtenbücher von der Finanzverwaltung schlussendlich nicht anerkannt. Bereits ein einziger Fehler kann dazu führen, dass das komplette Fahrtenbuch als unplausibel und nicht richtig geführtes Fahrtenbuch verworfen wird.

2.2. Digital

Inzwischen gibt es sehr ausgefeilte elektronische Fahrtenbücher, die dem Benutzer einen Großteil der zum Führen eines Fahrtenbuches notwendigen Arbeiten automatisiert abnimmt.
Hierzu zählt z.B. das automatische Aufzeichnen der Strecken, Vorschläge für wiederkehrend besuchte Adressen, bequemes Bearbeiten des Fahrtenbuches am PC usw..

Gute Erfahrungen hinsichtlich der benutzerfreundlichen Bedienung und Anerkennung durch die Finanzverwaltung haben wir mit dem Fahrtenbuch von Vimcar  gemacht, das in Zusammenarbeit mit der Haufegruppe  entwickelt wurde.


3. Kurzvideo zum Fahrtenbuch