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  2. Steuerkanzlei
  3. Leistungsübersicht
  4. Verfahrensdokumentation

Jedes Unternehmen ist verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ■

Bereits mit der Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) im Jahr 1995 wird eine Verfahrensdokumentation als fester Bestandteil der betrieblichen Aufzeichnungen angesehen. Bis zur Veröffentlichung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Jahr 2015 spielte diese jedoch eine untergeordnete Rolle, gewinnt seither jedoch zunehmend an Bedeutung. Zusammen mit unseren Mandanten können wir eine individuelle Verfahrensdokumentation erstellen.

Inhaltsverzeichnis

1. Verpflichtend für alle Unternehmen ■

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese besteht aus unterschiedlichen Bestandteilen, die laufend geführt und aktualisiert werden müssen und ist ein Abbild der innerbetrieblichen Organisation im Bereich Buchführung und Belegwesen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Verfahrensdokumentation ein Nebenbuch einer ordnungsgemäßen Buchführung und ein Fehlen der Verfahrensdokumentation wird als Mangel an der Buchführung angesehen und kann, im Fall einer Prüfung durch die Finanzverwaltung zu einer Zuschätzung führen.

„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“
- Thorsten Dirks, Manager  1963

2. Mit und ohne digitalisierte Buchführung

Beispiel eines Belegauflauf bei einer Verfahrensdokumentation
Beispiel Verfahrensdokumentation Beleglauf Posteingang

Bei der Ver­fahrens­doku­men­ta­tion wird grund­sätz­lich unter­schieden, ob es sich um eine beleg­hafte oder eine digi­tali­sierte Buch­führung han­delt. In der heut­igen Zeit sind häu­fig Teile der Buch­führung digi­tal, da buch­hal­tungs­rele­vante Be­lege in Form von E-Mails oder digi­talen Be­legen vor­liegen. Bei ent­sprech­ender Um­setzung der Ver­fahrens­dokumen­tation ist es bei einer voll­ständig digi­talen Buch­führung jedoch möglich, die Papier­belege nach kurzer Zeit zu ver­nichten.

Eine Ver­fahrens­doku­men­tation dient dazu nachweisen zu können, dass alle An­for­derungen der rechtlich bin­den­den Vor­schrift­en (HGB und AO) für die Er­fas­sung, Ver­ar­bei­tung, Bu­chung und Auf­be­wah­rung und eben­so schluss­end­lich für die Vernich­tung von buch­hal­tungs­re­le­vanten Be­legen und Da­ten er­füllt sind.
Eine feh­lende Ver­fahr­ens­doku­men­ta­tion stellt grund­sätz­lich einen Man­gel an den Buch­füh­rungs­unter­la­gen des Man­danten dar und kann, zusam­men mit anderen Mängeln an der Buchfüh­rung, bei einer Be­triebs­prü­fung das Tor zur Zu­schät­zung durch die Fi­nanz­ver­wal­tung öffnen.

Wir erstellen auf Wunsch zusammen mit unseren Mandaten deren individuelle Verfahrensdokumentation.

3. Ihre individuelle Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation umfasst folgende Bestandteile

  • Die Verfahrensdokumentation in Form einer allgemeinen Beschreibung der Zielsetzung und des unternehmerischen Umfeldes
  • Die Benennung der Verfahrensverantwortlichen
  • Eine Beschreibung von eingesetzter Hard- und Software
  • Die genaue Beschreibung der Verfahrensherganges inklusive der eingesetzten Vorerfassungssysteme
  • Art der Be- und Verarbeitung der Belege, egal ob digital oder in Papierform
  • Die Art und den Umfang der sicheren Aufbewahrung der Belege bis zu deren Vernichtung
  • Die Chronologie und den Ablauf der Vernichtung der Buchhaltungsbelege
  • Ein Glossar der Begrifflichkeiten

Je nach dem individuellen Umfang, der für das Unternehmen des Mandanten benötigt wird, umfasst die fertige Verfahrensdokumentation schlussendlich zwischen 25 und 60 Seiten.