Digitale Buchführung, die effektivste Art und Zukunft der Buchhaltung ■
Die digitale Buchführung ist die Zukunft der Be- und Verarbeitung von Buchhaltungsbelegen. Dies bedeutet nicht nur organisatorische Veränderungen im Unternehmen, sondern bietet auch eine Reihe von Vorteilen. Wir bieten unseren Mandanten bereits seit Jahren die Möglichkeit digital mit uns zusammen zu arbeiten und sind bei der technischen Entwicklung vorne mit dabei.
Inhaltsverzeichnis
1. Vorteile der digitalen Buchführung ■
Papierlos mit der Verfahrensdokumentation
Es ist möglich, eine ausschließlich digitale Buchführung zu erstellen und sämtliche Papierbelege umgehend zu vernichten. Hierzu benötigen Sie jedoch eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen. Liegt eine solche vor und sind sämtliche Anforderungen der GoBD und der Verfahrensdokumentation erfüllt steht der Weg zur papierlosen Buchführung offen.
Genießen Sie die Vorteile, die eine digitale Buchführung für Sie und die Verwaltung der Buchführung bietet.
Sortieren Sie noch immer Ihre Belege hinter die entsprechenden Kontozüge in einem Ordner anstatt diese sinnvoll nach Zulieferer, Projekt oder Kunden abzulegen? Schreiben Sie Ihre Kasse noch immer mit der Hand?
Es gibt deutlich angenehmere und häufig, insbesondere in Hinblick auf die Verwaltung, sinnvollere Wege auf effektivste Art die Buchführung in Zukunft zu erledigen.
Vorteile in der digitalen Buchführung bestehen darin, dass Sie uns Ihre Belege jederzeit überlassen können, laufend, wöchentlich oder monatlich. Wir können Ihre Buchführung auf Wunsch wöchentlich erstellen und Ihnen die zu zahlenden Rechnungen als Zahlaufträge zu Verfügung stellen, sodass Sie jede Woche Ihre Zahlungen leisten und sicher Skonto in Anspruch nehmen können. Die Belege bleiben hierbei bei Ihnen im Haus und sind für Sie jederzeit verfügbar. Das lästige ablegen und sortieren der Belege zu Kontoauszügen entfällt ebenfalls. Sie können mit dem Beleg nach erfolgter Digitalisierung nach Belieben verfahren und diesen zum Beispiel nach Zulieferer oder Projekt sortiert ablegen, was die innerbetriebliche Organisation deutlich erleichtert.
2. Wir erstellen Ihre Buchführung für Sie digital und vereinfachen Ihren buchhalterischen Aufwand. ■
Zur Bereitstellung der digitalen Buchführung benötigen Sie lediglich einen PC, einen Scanner und einen Internetzugang. In der Folge werden Sie ihre Papierbelege digitalisieren und diese zusammen mit den ohnehin bereits digital vorliegenden Belegen an uns übertragen und Ihre Buchführung ist hinsichtlich der Bank schon erledigt. Ein digitales Kassenbuch stellen wir Ihnen auf Wunsch gerne zur Verfügung, so können Sie Ihre Kasse rechtssicher bequem Online führen.
Mit den Belegen können Sie nach Belieben verfahren, diese nach Projekt, Kunden, Zulieferer, Betrag, Datum, Alphabet oder jeder anderen Ihnen genehmen Abfolge sortiert ablegen. Die von Ihnen hereingereichten digitalen Belege werden von uns in einem Ihnen zugänglichen digitalen Belegarchiv gespeichert, sodass Sie schnell und einfach jederzeit und von (fast) überall Zugriff auf Ihre Buchhaltungsbelege haben.
„Wir leben in einer Welt, die in Daten ertrinkt. Wir haben die Wahl, ob wir sie weiterhin ignorieren und als großes Rauschen abtun oder ob wir sie nutzen wollen.“
3. Wie es funktioniert ■
Um die Buchführung für Sie digital erstellen zu können, benötigen wir selbstverständlich dieselben Informationen wie bislang auch. Das heißt, wir benötigen von Ihnen die Belege, die Bankbewegungen und das Kassenbuch. Doch muss dies nicht langwierig und zeitraubend für Sie geschehen. Hinzu kommt noch das Austauschen des Pendelordners für die monatlichen Belege. Dies alles kann entfallen.
3.1. Was Sie benötigen ■
Sie benötigen einen Scanner, mit dem Sie die Belege, die Sie noch in Papierform erhalten digitalisieren.
Die Buchhaltungsbelege kommen auf unterschiedliche Art und Weise im Unternehmen an. Einige Belege kommen in Papierform per Post, andere erhalten Sie, wenn Sie vor Ort
Einkäufe tätigen oder tanken, einige Belege werden Ihnen als Anhang zu einer Mail zugesandt und wieder andere Belege müssen Sie sich über diverse Webportale herunterladen, wie
das regelmäßig bei Telefonrechnungen der Fall ist.
Ihre Aufgabe ist es nun, alle Belege zusammenzuführen und uns digital zu überlassen. Dies geschieht durch einscannen mittels Tischscanner oder einer geeigneten App auf Ihrem Handy. Wichtig hierbei ist natürlich die Lesbarkeit. Es ist absehbar, dass in den nächsten Jahren ein digitales Rechnungsformat zum Standard werden wird, das keine Belegbilder mehr enthält, sondern lediglich aus einer maschinenlesbaren Datei besteht. Nach der flächendeckenden Umsetzung dieses elektronischen Rechnungsformates wird ein leichtes sein, uns diese Belege zukommen zu lassen. Bis dahin gilt es, die auf unterschiedliche Weise in das Unternehmen kommenden Belege zusammenzuführen und uns zu überlassen.
Dies erfordert eine kleine organisatorische Änderung im Betrieb, um durch veränderte Abläufe sicherzustellen, dass auch wirklich alle Belege an uns überlassen werden, bietet dafür jedoch den Vorteil, dass Sie mit den Belegen im Haus verfahren können wie Sie wollen.
3.2. Was wir hierzu von Ihnen benötigen ■
Wir benötigen Zugang zu den digitalen Informationen Ihres Bankkontos. Nur Informationen, keine Verfügung. Wir sehen nur die Bankbewegungen, können jedoch keine Aktionen ausführen, aber das wäre ja auch der Fall würden Sie uns die Bankauszüge in Papierform vorlegen.
Wir benötigen eine Export-Datei aus dem Programm mit dem Sie Rechnungen erstellen, um diese zu importieren können oder Sie müssen Ihren innerbetrieblichen Ablauf dergestalt ändern, dass Sie Ausgangsrechnungen vor Versendung wahlweise mittels eines Scanners digitalisieren oder als Adobe-pdf-Dokument speichern.
Wir benötigen von Ihnen die eingescannten eingehenden Papierrechnungen beziehungsweise die digitalen Rechnungen, die Sie bitte in ein besonderes Verzeichnis speichern, das automatisch an uns übertragen wird oder von Ihnen über unser Webportal hochgeladen wird.
Das wars. Damit ist die Buchführung hinsichtlich der Bank in Gänze für Sie erledigt, den Rest übernehmen wir. Kein Sortieren, kein Herumärgern, keine Belege die sich eventuell gerade benötigen, die aber im Moment bei Ihrem Steuerberater sind.
Sollten Sie ein Kassenbuch führen müssen und dies digital erledigen wollen, stellen wir Ihnen auf Wunsch ein Kassenbuch zur Verfügung, in dem Sie Ihre Kassenbewegungen erfassen können und auch dort, so Sie dies wünschen, die Kassenbelege digitalisiert den Kassenbewegungen zugeordnet werden können.
4. Digitale Auswertungen ■
Selbstverständlich bekommen Sie ihre Auswertungen dann auch digital zurück. Dies kann in Form von "normalen" Auswertungen in Form von PDF´s geschehen, ist jedoch auch auf unterschiedliche Weise digital aufbereitet möglich. Hierzu bekommen Sie auf Wunsch eine App zu Verfügung gestellt die neben der üblichen BWA auch eine Plan-BWA bietet, sodass Sie den prognostizierten Jahresverlauf vorwegnehmen können, oder aber Sie können auf digitalem Weg Auswertungen von uns erhalten, die es Ihnen erlaubt bis in die Tiefe jeder einzelnen vorgenommenen Buchung vorzudringen. Damit verbunden sind weitere Funktionen wie z.B. eine ABC-Auswertung Ihrer Kunden oder eine offene Posten Aufstellung.
Da wir Ihnen, so Sie das wünschen, Ihre Lastschriften und Überweisungen so weit vorbereiten, dass diese von Ihnen nur noch freigegeben werden müssen, bieten wir Ihnen an, die Buchführung periodisch zu festen Terminen zu fertigen, sodass Sie Ihre üblichen Zahlläufe und Zahlungsmodalitäten beibehalten können. (Kürzester Zeitraum ist eine Woche)
Durch die Digitalisierung Ihrer Buchführung sparen Sie viel Zeit, die Sie sinnvoll für andere Bereiche Ihres Unternehmens nutzen können. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an uns, wir beraten und informieren Sie gerne.