Wege des sicheren Datenverkehrs mit unserer Kanzlei ■

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Nachrichten und Dateien mit unserer Kanzlei auszutauschen und dabei sicherzustellen, dass diese vor Fremdzugriffen geschützt sind.


Sicherer Nachrichtenaustausch mit der Kanzlei ■

Sicherer Datenaustausch mit der Kanzlei ■

Sicherer Nachrichtenaustausch mit der Kanzlei ■

Wir haben uns dazu entschieden, ausschließlich Mails mit Signatur zu versenden und diese zusätzlich zu verschlüsseln. Damit gewährleisten wir für Sie, dass durch die Signatur eindeutig erkennbar ist, dass die Mails tatsächlich von uns gesendet wurden und unverändert bei Ihnen angekommen sind. Durch die Verschlüsselung der Mails ist darüber hinaus sichergestellt, dass der Inhalt nicht von Fremden eingesehen werden kann.

Leider ist an dieser Stelle gegebenenfalls ein zusätzlicher Aufwand nötig, um von uns Mails auf gesichertem Wege zu erhalten, wozu wir allerdings aufgrund der Verschwiegenheitspflicht und des Datenschutzgesetzes verpflichtet sind.

Die von uns angewendete Lösung zum Empfangen und Versenden von Mails erhöht unsere und auch Ihre Datensicherheit ganz erheblich. Sie können sich stets bewusst sein, dass die Emails, die Sie von uns erhalten auch tatsächlich von unserer Kanzlei versenden wurden. Ebenso stellen wir sicher, dass die mittels Mail ausgetauschten sensiblen Daten tatsächlich auch nur denjenigen erreichen, dem sie zugedacht sind.

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■ Transportverschlüsselung

■ Verschlüsselung des Transportweges der Email

Wir empfehlen grundsätzlich eine End-to-End Verschlüsselung welche die höchste Sicherheit im Mailverkehr bietet. Die einfachste Art der Verschlüsselung, auch wenn diese anfälliger für Fremdzugriffe ist, ist die Transportverschlüsselung. Hierbei wird nicht die Email selbst verschlüsselt, sondern der Transportweg. Alle unseren ausgehenden Mails sind grundsätzlich transportverschlüsselt, wenn die empfangende Stelle dies zulässt. Dies gilt auch für Emails, die zusätzlich End-to-End verschlüsselt sind.

Nur den Transportweg zu verschlüsseln kann zu Sicherheitslücken führen, hat aber den Vorteil völlig ohne Passwörter oder zusätzliche maildressenbezogene Zertifikate oder andere Maßnahmen auszukommen.

Diese Methode erfordert zwei Voraussetzungen:

  • Sie müssen alle notwendigen technischen Voraussetzungen schaffen um TLS-Verschlüsselung zu gewährleisten (siehe weitere Informationen)
  • Zusätzlich benötigen wir von Ihnen die Zusage, dass sie alle notwendigen Voraussetzungen getroffen haben, um einen sicheren Mailverkehr mittels TLS zu gewährleisten. Hierzu füllen Sie bitte folgendes Formular aus pdf-Version, MS-Office-Version, und senden uns dies unterschrieben zurück.

Nachdem Sie uns das Formular zugesandt haben, stellen wir in unserem Mailgateway Ihre Adresse(n) bzw. Ihre Domäne so ein, dass die ausgehenden Mails nur noch transportverschlüsselt, aber nicht mehr End-to-End verschlüsselt werden.

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■ End-to-End Verschlüsselung

■ Email mit verschlüsseltem PDF-Container

Verfügt der Empfänger einer Email mit sensiblem Inhalt nicht über ein Schlüsselpaar (siehe Emailverschlüsselung mittels eines Schlüsselpaares) erhält er von uns eine Email mit einem verschlüsselten Anhang in dem sich die eigentliche Nachricht und eventuelle Anhänge zur Mail befinden. Der Anhang ist eine PDF-Datei, die mit Adobe Acrobat Reader geöffnet werden kann.

Hierzu ist ein Passwort notwendig. Beim ersten Kontakt kann sich der Empfänger der Mail mittels eines in der Mail unter "Web Portal" enthaltenen Links dieses selbst erstellen. Alle zukünftigen Mails sind mit dem selben Passwort geschützt und können mit dem bekannten Schlüssel geöffnet werden. Bitte beachten Sie, dass bereits erhaltene Mails nach Verlust Ihres Passwortes nicht mehr geöffnet werden können, auch nicht durch uns. Für zukünftige Mails kann ein neues Passwort vergeben werden. Damit lassen sich bereits erhaltene Mails jedoch nicht mehr öffnen. Wir können Ihnen jedoch selbstverständlich die bereits gesendeten Mails nochmals zukommen lassen.

Zum erstmaligen Einrichten beachten Sie bitte unsere Kurzanleitung zu Einrichtung und Umgang mit unserem Mailgateway: Sicherer Mailverkehr mittels PDF-Dateien

Für die Kommunikation mit uns sind an dieser Stelle zwei Informationen von besonderer Bedeutung.

  • Sollten Sie eine Meldung erhalten, dass eine Mail, die Sie an uns gesendet haben, abgelehnt wurde, rufen Sie bitte bei uns an, wir helfen Ihnen dann weiter. Häufig genügt, dass Ihnen aus unserer Kanzlei eine Mail zugesandt wird, idealer Weise durch den Mitarbeiter, dem Sie eine Mail senden wollten.
  • Sie können uns Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) senden. Diese werden von unserem Mailprogramm automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und umgehend dem Adressaten zugestellt. Die durch Sie gesendete Originaldatei wird gleichzeitig automatisch gespeichert und auf Viren geprüft. Die Datei bleibt 12 Stunden unter Verschluss und wird anschließend erneut auf Viren geprüft. Es ist davon auszugehen, dass nach dieser Zeit auch bislang unbekannte Viren entdeckt wurden und die Virensuchprogramme eventuell enthaltene Viren nun erkennen. Nach 12 Stunden wird die Datei freigegeben und der Mitarbeiter der Empfänger Ihrer Email war kann nun auf die Office-Datei zugreifen.

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■ Email mit Verschlüsselung mittels eines Schlüsselpaares (empfohlen)

Der von uns empfohlene, einfachste und unkomplizierteste Weg E-Mails mit uns auszutauschen, besteht im verschlüsselten Mailverkehr mittels S/MIME oder PGP.

Eine ohne Verschlüsselung versandte Email ist nicht vor Fremdzugriffen geschützt. Sie ist auf dem Weg zwischen Absender und Empfänger leicht einsehbar. Ebenso ist es unmöglich sicherzustellen, ob der Absender der Email auch tatsächlich der Inhaber der angezeigten Absenderadresse ist oder ob der Inhalt der Mail auf dem Transportweg verändert wurde.

Dieses Problem ist jedoch durch zwei Anwendungen lösbar, die mittels S/MIME oder PGP (siehe weitere Informationen) ermöglicht werden. Signieren und verschlüsseln. Beim Signieren einer Mail wird sichergestellt, dass der Absender der Mail derjenige ist, dessen Mailadresse sich in der Signatur befindet und, was ebenso wichtig ist, dass der Inhalt der Mail nicht verändert wurde. Beim Verschlüsseln der Mail ist der Inhalt, anders als beim bloßen Signieren, nur noch für den Mailempfänger und niemand anderen lesbar.

Sollten Sie noch nicht über ein Schlüsselpaar verfügen, sind drei einfache Schritte nötig, um Emails verschlüsselt auszutauschen:

  • Im ersten Schritt muss ein eigenes Schlüsselpaar erworben oder erstellt werden. Dieses muss der eingesetzten Mailsoftware (Outlook, Thunderbird, usw.) bekannt werden, es muss in das Mailprogramm eingelesen bzw. importiert werden.
  • Im zweiten Schritt muss der öffentliche Schlüssel bekannt werden. D.h. bei selbsterstellten Schlüsselpaaren muss der öffentliche Schlüssel auf einen der Schlüsselserver im Internet hochgeladen werden, damit die Absender diesen verwenden können.
  • Im dritten und letzten Schritt muss dem eigenen Mailprogramm ein Schlüsselserver "beigebracht" werden, auf dem es nach öffentlichen Schlüsseln suchen soll, wenn man selbst eine verschlüsselte Mail versenden möchte, z.B. openkeys.de

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■ Nachrichtenaustausch mit Mandanten über unser Onlineportal

Über den Anbieter unserer Kanzleisoftware haben wir für unsere Mandanten die Möglichkeit, ein Mandantenportal für diese einzurichten. Das Mandantenportal ist aus dem Internet erreichbar. Bei Interesse an unserem Onlineportal können Sie sich gerne bei uns melden, wir richten dies dann umgehend für Sie ein.

Der Austausch von Nachrichten erfolgt dann, indem Sie sich in Ihrem Portal anmelden und dort die Nachricht an uns verfassen oder eine bereits erstellte Nachricht als Datei übertragen lassen. Uns ist es möglich, jegliche Nachrichten, Auswertungen, Abrechnungen oder auch Steuererklärungen und Steuerbescheide über das Portal zu versenden.
Hinweis: Beim Nachrichtenaustausch über unser Portal kommt ebenfalls eine Transportverschlüsselung zum Einsatz, aufgrund des Passwortes, das Sie jedes mal benötigen um sich anzumelden steht diese Art des Nachrichtenaustausches einer End-to-End Verschlüsselung gleich.

Da sich bei Verwendung des Portales die Kommunikation an mehreren Stellen befindet (Mailprogramm, unser Portal, ggf. weitere Portale von Notaren, Rechtsanwälten, Banken etc.) und dies schnell unübersichtlich ist, empfehlen wir unseren Mandanten die sichere Kommunikation mit Emails mittels eines Schlüsselpaares .

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Sicherer Datenaustausch mit der Kanzlei ■

Zusätzlich zum Nachrichtenaustausch ist selbstverständlich der Austausch von Dateien mit unserer Kanzlei von besonderer Bedeutung. Dies kann sowohl Dateien betreffen, an denen Sie mit uns gemeinsam arbeiten möchten, oder Dateien von größerem Umfang, die aufgrund der Einstellungen in Ihrem Mailprogramm oder Ihrem Maildienstanbieter nicht übertragen werden können, als auch Belege zur Erstellung von Steuererklärungen, Buchführung oder Abschlüssen.

Hierzu bieten wir Ihnen ebenfalls unterschiedliche Möglichkeiten, die sich je nach Bedarfsfall unterscheiden.

■ Dateiaustausch über unseren Fileserver (empfohlen zum gemeinsamen Arbeiten an Dateien und zum Austausch großer Datenmengen)

Sie haben die Möglichkeit, sich von uns Zugang zu unserem Fileserver geben zu lassen. Hierzu senden wir Ihnen einen Link, mit dem Sie die Möglichkeit bekommen, Ihre Datei(en) auf unseren Fileserver hochzuladen.
Zum Austausch großer Datenmengen können wir Ihnen diese auf dem Fileserver zum Herunterladen zu Verfügung stellen oder Ihnen die Möglichkeit bieten, dies zu tun, sollten Sie uns große Dateimengen senden wollen. Auf diesem Dateiserver werden für uns auch automatisch die Officedateien, die Sie uns per Mail senden, vorgehalten.

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■ Dateiaustausch mit Mandanten über unser Onlineportal (empfohlen zur Überlassung von Belegen zur Erstellung von Buchführungen und umfangreichen Steuererklärungen)

Wie bereits in "Nachrichtenaustausch mit Mandanten über unser Onlineportal" beschrieben, haben wir die Möglichkeit, für unsere Mandanten ein Onlineportal einzurichten über das Nachrichten, insbesondere aber auch Belege ausgetauscht werden können. Zur Belegüberlassung empfehlen wir diesen Schritt dann, wenn es sich um umfangreiche Belege handelt, bei denen man beim Mailversand schnell die Übersicht verliert.

Der Vorteil an dieser Lösung liegt darin, dass Sie mittels des Archivs jederzeit nachvollziehen können, welche Unterlagen Sie uns bereits überlassen haben und welche ggf. noch fehlen könnten.

Insbesondere für Unternehmer, die uns ihre Buchführungsunterlagen digital überlassen möchten und für Mandanten dies mit den Unterlagen von umfangreichen Einkommensteuerfällen tun, ist diese Lösung von besonderer Bedeutung.

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■ Dateiaustausch über unsere OwnCloud (nur bei besonderen Anfordernissen)

Wir betreiben bei einem Deutschen Internetanbieter eine OwnCloud. Dies ist vergleichbar mit dem bekannteren Dienst Dropbox. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die OwnCloud durch uns betrieben wird, also kein fremder Dritter Zugriff auf die Daten hat, wie das bei Anbietern wie Dropbox, OneCloud, TelekomCloud, CreativeCloud oder iCloud der Fall ist. Darüber hinaus befinden sich alle Daten in einem verschlüsselten Container, so dass nicht einmal der Internetanbieter, der uns den Platz auf seinen Servern zu Verfügung stellt, die in der OwnCloud enthaltenen Dateien öffnen oder auswerten kann.

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